Het ministerie van OCW vroeg PPMC en samenwerkingspartner SiRM om de mogelijkheid te onderzoeken voor het opzetten van een landelijk samenwerkingsverband voor publieksdata in de culturele sector. En om aan te geven welke organisatievorm daarvoor het meest geschikt is.
Aanleiding hiervoor is dat uit onderzoeken en voorbeelden uit het buitenland is gebleken dat zo’n samenwerkingsverband een belangrijke bijdrage kan leveren aan de vergroting van het publieksbereik en het verdienvermogen van de culturele sector. Culturele instellingen kunnen dit vooral bereiken als zij daarbij data en inzichten over het bereikte publiek delen.
Uit ons onderzoek komt naar voren dat een landelijk samenwerkingsverband voor de gehele culturele sector een belangrijke motor en aanjager kan zijn om culturele instellingen aan te zetten tot het efficiënter en effectiever gebruik van data en zodoende meer inzicht te krijgen in hun publieksbereik.
Voordelen van landelijke samenwerking
De landelijke opzet van zo’n samenwerkingsverband biedt een aantal voordelen ten opzichte van de huidige situatie waarin de instellingen afzonderlijk, per deelsector of op regioniveau opereren: Ten eerste bestaan kostenvoordelen door het gezamenlijk gebruik van ICT, dataprotocollen en standaarden, segmentatiemodellen en dezelfde privacyverklaringen. De vaste kosten worden daardoor gespreid over meer partijen. Ten tweede leidt de bundeling van expertise van de verschillende partijen tot een beter resultaat en kostenvoordelen. Ten derde zorgt het landelijk gebruik van dezelfde definities ervoor dat de gehele sector qua publieksdata ‘dezelfde taal’ spreekt en de data beter worden benut. Ten vierde leidt een landelijke aanpak tot een voldoende kritische massa aan data om het gewenste brede inzicht in het publieksbereik te realiseren. Ten vijfde biedt een landelijk samenwerkingsverband de mogelijkheid tot een gerichte ondersteuning van kleinere instellingen met datagestuurde marketing. Dat helpt deze instellingen om meer publiek te trekken. Samenwerking in een landelijke organisatie is beduidend efficiënter dan wanneer per deelsector of per regio onafhankelijk opererende samenwerkingsverbanden voor publieksdata worden opgezet.
Blauwdruk voor samenwerkingsverband
In het eindrapport werken PPMC en SiRM een blauwdruk voor een samenwerkingsverband uit waarbij strenge eisen worden gesteld aan de veiligheid van de ICT-infrastructuur en de bescherming van de privacy. De voorgestelde werkwijze van het samenwerkingsverband voldoet geheel aan de eisen van de huidige AVG. Een belangrijk uitgangspunt is dat culturele instellingen data aanleveren in een beveiligde omgeving en dat de identificerende kenmerken van personen direct worden gepseudonimiseerd. Daardoor zijn de data niet meer tot individuele personen herleidbaar. Publieksdata worden uitsluitend in geaggregeerde vorm – groepen personen – ter beschikking gesteld aan instellingen om daarmee het gewenste brede publieks- en marktinzicht te verkrijgen. De samenwerkende instellingen moeten ook organisatorisch en qua beveiliging voldoen aan alle eisen die de AVG stelt. De extra stappen die instellingen op dit punt dienen te zetten, zijn goed te overzien.
Investeringen
De inrichting van een landelijk samenwerkingsverband vergt substantiële investeringen. Uit de indicatieve begroting voor het samenwerkingsverband blijkt dat het door het ministerie van OCW gereserveerde bedrag van € 0,5 mln. per jaar voor een periode van vier jaar na het eerste jaar onvoldoende is om het landelijk samenwerkingsverband te kunnen bekostigen. We schatten in dat vanaf het tweede jaar structureel een bedrag van minimaal € 1 mln. per jaar nodig is.
Ons advies
Voor de realisatie van het landelijk samenwerkingsverband bevelen we een gefaseerde aanpak met een ingroeimodel aan. We onderscheiden daarin de volgende drie organisatorische fases:
- installatie van een Taskforce;
- transitie van een Taskforce naar definitieve organisatie en rechtsvorm;
- doorontwikkeling van de definitieve organisatie.
Instellen taskforce
We adviseren om te starten met een opdracht aan een op te richten Taskforce, die de vorming van een definitief samenwerkingsverband voorbereidt en alle partijen enthousiasmeert om deel te nemen aan het samenwerkingsverband. Voor het samenwerkingsverband is een activiteitenplan met tien punten opgesteld. De details hiervan en de uitwerking van de bovengenoemde fases zijn te lezen in ons eindrapport dat eind september 2020 is gepubliceerd en is te vinden via de deze link op de website van het van Ministerie van OCW.
Dit najaar verwachten we verdere besluitvorming van de minister over de te nemen vervolgstappen en de financiële middelen die hiervoor ter beschikking worden gesteld.
